Isikuandmete töötlemine – värbamisest jõulupakkideni

• Estonia

• Other

13-05-2018

Meie seminaridel, kus oleme käsitlenud isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 (Määrus) mõju personalitööle, on tõusetunud mitmeid korduma kippuvaid küsimusi seoses kandidaatide isikuandme töötlemisega. Käesolevas artiklis anname nendele küsimustele vastused.

1)   Kas ja kui kaua võib kandidaadi CV-d säilitada?

Kui isik on avaldanud tööandjale oma CV tööle kandideerimiseks, siis on isik sellega andnud nõusoleku kasutada tema CV vaid värbamisprotsessi raames. Kandidaadi CV sisaldab rohkelt isikuandmeid. Üldreegli kohaselt tuleb isikuandmete säilitamine (ja muu töötlemine) lõpetada koheselt, kui on ära langenud eesmärk, milleks oli isik lubanud andmeid koguda. Seega tuleks üldreegli kohaselt kustutada CV andmed pärast värbamiskonkursi lõppemist. Üldreeglist erandi tegemine ehk CV-de säilitamine peale värbamiskonkursi lõppemist on õigustatud vaid siis, kui tööandjal on olemas õiguslik alus andmete säilitamiseks.

Selliseks õiguslikuks aluseks võib olla nt tööandja huvi säilitada CV-d igaks juhuks tõenditena selleks, kui mõni mittevalituks osutunud kandidaat peaks esitama diskrimineerimisega seotud nõude. Kuna nimetatud nõue aegub ühe aasta jooksul, siis saab pidada põhjendatuks selliste kandidaatide CV-de säilitamist eelnimetatud õiguslikul alusel vaid ühe aasta jooksul pärast seda, kui kandidaadile teatati tema osutumisest mittevalituks. (Käsitlesime seda ja teisi värbamisega seotud küsimusi Personali Praktiku 2017 detsembrikuu numbris ilmunud artiklis “Diskrimineerimiskeelu järgimine ja isikuandmete töötlemine tööle värbamisel”).

Lisaks võib CV säilitamise õiguslikuks aluseks olla isiku nõusolek. Näiteks võib valituks mitte osutunud kandidaat nõustuda sellega, et tema CV säilitatakse tulevaste konkursside jaoks.

Värbamisel valituks osutunud kandidaadi CV-d on õigus säilitada nagu teisi töösuhtega seotud dokumente, millele ei ole eri tähtaega sätestatud.

Tööandja peab nii tööle võetud kui konkurssi mitte läbinud isikuid teavitama nende CV säilitamisest, säilitamise eesmärgist, õiguslikust alusest ja säilitamise ajavahemikust või sellise ajavahemiku määratlemise alustest. Kui andmeid säilitatakse tööandja või kolmanda isiku õigustatud huvi tõttu (eelpool toodud näite puhul tõendite säilitamine diskrimineerimisjuhtumi kahjunõude võimaliku esitamise juhuks), siis tuleb isikule selgitada ka seda õigustatud huvi. Kui andmeid säilitatakse isiku nõusoleku alusel, siis tuleb teada teavitada, et tal on õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõue anda eelnimetatud teavet tuleneb Määruse artiklist 13, mis annab ka üksikasjalikuma loetelu, millest veel tuleb isikut teavitada tema isikuandmete töötlemisel.

2)   Kui ettevõte on alustanud värbamise protsessi kasutades mitut kanalit (kuulutus lehes, CV online, professionaalne värbamisfirma, kasutab varem laekunud CV-d), siis millal peaks nõusolekut küsima?

Kui isik on kandideerinud konkreetsele kohale või avalikustanud oma CV tööotsingu portaalis, siis sellest võib järeldada tema nõusolekut CV lugemiseks vaid värbamisprotsessi raames.

Kui tööandja soovib säilitada valituks mitte osutunud või tööpakkumusest keeldunud kandidaadi CV-d eesmärgiga kaasata teda tulevikus uude värbamisprotsessi, siis tuleks sellisel eesmärgil CV säilitamiseks isikult eraldi nõusolekut küsida pärast värbamiskonkursi lõppemist (kui isikul on juba teada, kas ta osutus valituks või mitte). See tagab nõusoleku vabatahtlikkuse, mis on selle kehtivuse eeldus.  

3)   Kuhu ja millal tuleks värbamisel teha nõusoleku linnuke CV andmete töötlemiseks?

Värbamise ajal ei tuleks küsida kandidaadilt nõusolekut tema CV säilitamiseks pärast värbamisprotsessi lõppu, kuna isik võib eelduslikult anda nõusoleku vaid põhjusel, et ta loodab, et sellest võib sõltuda konkursi tulemus. See ei vasta aga nõusoleku vabatahtlikkuse nõudele. Korrektne oleks küsida isiku nõusolekut CV säilitamiseks alles peale konkurssi lõppu, kui on juba selgunud, kas isik osutus valituks või mitte.

Lisaks peab nõusolek olema informeeritud ehk isikule tuleb teha lihtsasti arusaadavaks, millele ta nõusoleku annab. Nõusoleku küsimisel on oluline selgitada andmete töötlemise eesmärki, säilitamise kestust ning õigust oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Kui isik annab oma nõusoleku kirjaliku kinnitusena, mis puudutab ka muid küsimusi, tuleb esitada nõusoleku taotlus viisil, mis on muudest küsimustest selgelt eristatav ning arusaadaval ja lihtsasti kättesaadaval kujul, kasutades selget ja lihtsat keelt. Kui neid nõudeid on rikutud, siis ei peeta nõusolekut antuks.

Nõusolek tuleks võtta kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, millisel juhul on tööandjal võimalik tõendada nõusoleku olemasolu.

4)   Kui ettevõte teeb kandidaadi kohta taustauuringut suuliselt, mitte kirjalikult, kuidas siis peaks talitama?

Enne taustauuringu tegemist tuleks küsida isiku (kelle kohta taustauuringut tehakse) nõusolekut selle tegemiseks. Nõusoleku küsimine on vajalik sõltumata sellest, kas taustauuringut tehakse suuliselt või kirjalikult. Nõusoleku küsimisel tuleb isikule anda mh teada, milliseid küsimusi tema kohta kavatsetakse küsida. Lisaks tuleb isikut teavitada sellest, et tal on õigus küsida, milliseid andmeid taustauuringu käigus tema kohta saadi ning et tal on õigus esitada vastuväiteid saadud andmetele ning neid parandada, kui need on ebaõiged. Täpsem loetuelu, millest tuleb isikut teavitada, kui tema isikuandmeid on saadud mujalt kui temalt endalt, on sätestatud Määruse artiklis 14.

5)   Kas on õigus küsida laste andmeid jõulupakkide jaoks ja kuidas peaks seda tegema?

Tööandjat huvitab jõulupakkide tegemisel eelkõige töötajate laste arv, vanus, sõltuvalt pakist ja selle üleandmisest võib-olla ka lapse sugu ning nimi. Korrektne oleks töötajale selgitada, mis on nende andmete küsimise eesmärk ning anda töötajale teada, et nende avaldamine on vabatahtlik. Küsida ei tohiks andmeid, mis ei ole vajalikud jõulupakkide ettevalmistamiseks. Näiteks kui soost ja vanusest sõltumata saavad kõik lapsed ühesugused jõulupakid, siis saab õigustatuks pidada vaid töötaja laste arvu küsimist.

Peale jõuluüritust tuleks kõik kogutud andmed kindlasti kustutada. Nende üldiseks säilitamiseks puudub õiguslik alus ja põhjus. Teine võimalus on küsida töötajalt eraldi nõusolek andmete edasiseks säilitamiseks. Sellisel juhul peab kustutama andmed hiljemalt töötaja muude andmete kustutamisel seoses töösuhte lõppemisega.

6)   Ettevõte kogub töötajate lähedaste andmeid, et eriolukordade puhul oleks võimalik lähedastega kontakti võtta. Kuidas ja kellelt nõusolekut küsida?

Isikuandmete töötlemiseks saab nõusoleku anda vaid nende isikuandmete omanik ise. Seega võiks tööandja paluda, et töötaja esitaks tööandjale oma lähedase isiku nõusoleku koos tema kontaktidega. Näiteks võiks töötaja tuua tööandjale lähedase isiku poolt allkirjastatud dokumendi, milles viimane annab oma nõusoleku tema kontaktandmeid eriolukorras kasutada.