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Covid-19-Leitfaden für Arbeitgeber

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  • Employment law

17-03-2020

Was sollten Arbeitgeber beachten?

Mitarbeiter sind über das bestehende Infektions- und Erkrankungsrisiko aufzuklären und über Vorsorgemaßnahmen und angezeigtes Verhalten (Desinfektion, Händewaschen) zu informieren. Anhaltspunkte dafür, wie und in welchem Umfang Arbeitgeber informieren sollten, bieten die (ständig aktualisierten) Informationen des RKI.

Unterlässt der Arbeitgeber eine aus der allgemeinen Rücksichtnahmepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB) und der besonderen Fürsorgepflicht (§ 618 BGB) herzuleitende Aufklärung, kann er sich ggf. schadensersatzpflichtig machen, wenn andere Mitarbeiter deswegen erkranken.

Je nach den Umständen des Einzelfalls können verschiedene Präventionsmaßnahmen zur Reduzierung der Ansteckungsgefahr wie etwa die Einrichtung flexibler Arbeitszeiten und mobiler Arbeitsplätze (einschließlich der ggf. befristeten Arbeit im Homeoffice) geeignet sein, das Infektionsrisiko am Arbeitsplatz zu reduzieren. Es empfiehlt sich, Desinfektionsmittel vor allem in den sanitären Einrichtungen und an den Zugängen des Betriebes für alle Mitarbeiter bereit zu stellen. Bei der Aufstellung allgemeiner (Hygiene-) Verhaltensregelungen sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Nach Möglichkeit sollten Einsätze oder Dienstreisen in Risikoregionen gänzlich vermieden und bspw. durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt werden. Hierzu sind die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes sowie die entsprechenden Empfehlungen der WHO oder des Robert Koch-Instituts laufend zu überwachen. Auch Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, sich hier entsprechend selbst zu informieren.

Da voraussichtlich in den nächsten Wochen mit steigenden Krankheitsraten und personellen Engpässen gerechnet werden muss, sollten bestehende Vertretungspläne und -regelungen für kritische Positionen im Unternehmen überprüft und gegebenenfalls die Einarbeitung mehrerer Mitarbeiter als mögliche Vertreter erwogen werden.

Für den Fall etwaiger Infektionen im Betrieb sollte ein Notfallplan bereit gehalten werden, der das Prozedere definiert, wenn in der Belegschaft Verdachtsfälle oder bestätigte

Corona-Erkrankungen auftreten. Festgelegt werden sollte, welche Schlüsselpositionen besetzt sein müssen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Bei der Erstellung des Notfallplans sollten neben den Führungskräften und dem Betriebsarzt auch der Betriebsrat und etwaige Ausschüsse im Betrieb für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz beteiligt werden.

Diejenigen Arbeitnehmer, die potentiell Kontakt mit dem erkrankten Arbeitnehmer hatten bzw. potentiellen Kontakt mit einem Arbeitnehmer hatten, der wiederum Kontakt zu einem erkrankten Arbeitnehmer hatte, sollten aus Fürsorgepflichtgründen informiert werden. Je nach Größe des Betriebes kann es zweckmäßig sein, alle Arbeitnehmer am Standort zu informieren. Wir empfehlen hier eher eine frühzeitige, offene Informationspolitik.

Sofern der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat, kann er eine betriebsärztliche Untersuchung anordnen. Im Hinblick darauf, dass hierfür auch eine entsprechende ermessensfehlerfreie Entscheidung notwendig ist, kommt es insoweit auf die Umstände des Einzelfalls an. Sollte sich der Arbeitnehmer zum Beispiel in gefährdeten Regionen aufgehalten haben, für die eine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes aus gesprochen bzw. die vom RKI als Risikogebiet eingestuft worden ist und wenn der Arbeitnehmer an Orten mit erhöhtem Reise- und Personenverkehr, wie Flughäfen, Bahnhöfen zugegen war, kann das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an einer betriebsärztlichen Untersuchung überwiegen. Zu beachten hierbei sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates, da hiervon das Ordnungsverhalten betroffen ist.

Im Hinblick auf den Betrieb von Kantinen hat die bayerische Staatsregierung per Allgemeinverfügung Gastronomiebetriebe jeglicher Art untersagt. Ausgenommen hiervon sind in der Zeit von 06:00 bis 15:00 Uhr Betriebskantinen sowie Speiselokale und Betriebe, in denen überwiegend Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle abgegeben werden. Weiter ist das Ausgeben von Speisen oder die Auslieferung solcher erlaubt. Dabei muss sichergestellt sein, dass der Abstand zwischen den Gästen mindestens 1,5 Meter beträgt und dass sich in den Räumen nicht mehr als 30 Personen aufhalten. Die Allgemeinverfügung enthält keine Beschränkungen für Pausenräume. Insoweit könnte überlegt werden, dass die Kantine nur mehr ein Pausenraum ist oder dass es neben der Kantine weitere Pausenräume gibt, die auch der Arbeitsstättenverordnung genügen. Ähnliche Regelungen gibt es im Übrigen auch in anderen Bundesländern.

Vergütungsansprüche der Mitarbeiter?

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgeber als Träger des unternehmerischen Betriebsrisikos im Falle von Arbeitsausfällen aufgrund des Corona-Virus zur Entgeltzahlung verpflichtet bleiben.

Hiervon kann der Arbeitgeber aber in folgenden Fällen befreit sein:

− Mitarbeiter verweigert Arbeitsleistung in unberechtigter Weise

− Behördliche Anordnung von Quarantäne

− Anordnung von Kurzarbeit

− Mitarbeiter erkrankt für längere Zeit als sechs Wochen

Ein Entgeltfortzahlungsanspruch kommt aber nur in Betracht, wenn den infizierte Mitarbeiter hinsichtlich der Erkrankung kein Verschulden trifft. Ein Verschulden könnte vorliegen, wenn der Mitarbeiter sich im Rahmen einer Privatreise trotz einer Reisewarnung des Auswärtigen Amtes in ein Risikogebiet begeben hat (einfache Sicherheitshinweise genügen hierfür aber nicht!). Insoweit kann der Arbeitgeber den Standpunkt vertreten, dass

− diese Mitarbeiter bei dem Risiko einer möglichen Ansteckung/Infizierung von mindestens 14 Tagen nicht in den Betrieb dürfen, es sei denn, es gibt einen negativen Corona-Virustest der ausweist, dass keine Infektion vorliegt und kein Infektionsrisiko besteht und

− in diesen Fällen der Mitarbeiter auch keinen Anspruch auf Annahmeverzugslohn hat, da er die Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet hat.

Da der Arbeitgeber häufig keine genauen Kenntnisse über die Geschehensabläufe hat, ist er auf die Mitwirkung des Mitarbeiters angewiesen. Dazu ist der Mitarbeiter verpflichtet, andernfalls kann davon ausgegangen werden, dass die Arbeitsunfähigkeit verschuldet ist.

Können Mitarbeiter vor dem Hintergrund der aktuellen Lageeinschätzung zur Verbreitung des Corona-Virus trotz bestehender Vergütungsverpflichtung nicht in geeigneter Weise beschäftigt werden, kann – in Abhängigkeit von den im Betrieb gültigen Arbeitszeiten- und Urlaubsregelungen – erwogen werden, den Abbau von Überstunden oder Betriebsurlaub anzuweisen. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind hierbei zu wahren.

Werden Mitarbeiter durch öffentliche Stellen unter Quarantäne gestellt, ohne arbeitsunfähig zu sein, entfällt die Vergütungsverpflichtung des Arbeitgebers. Die Mitarbeiter erhalten nach dem Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten (IfSG) eine Entschädigung in Höhe ihres Nettoarbeitsentgelts für die ersten sechs Wochen der Quarantäne, § 56 Abs. 1 IfSG. Die Entschädigung zahlt der Arbeitgeber aus, kann sich die Aufwendungen aber vom zuständigen Gesundheitsamt erstatten lassen.

Ist der Mitarbeiter tatsächlich krank, gelten die normalen Lohnfortzahlungsregeln.

Hinsichtlich der Kinderbetreuung und Fragen zum Entgeltfortzahlungsanspruch gelten folgende Grundsätze:

− Im Hinblick darauf, dass Schulen und Kitas unerwartet geschlossen wurden und der Mitarbeiter, um sein Kind zu betreuen, ohne dass das Kind eigentlich krank ist, zuhause bleiben muss, hat der Mitarbeiter solange einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wie man üblicherweise bräuchte, um eine Ersatzbetreuung zu organisieren, also ggf. für ein bis zu fünf Tage – soweit das nicht im Tarif- oder Arbeitsvertrag anders geregelt ist.

− Ist die Kita länger geschlossen – wie im aktuellen Fall – gilt, dass wegen der Unmöglichkeit der Arbeitsleistung auch kein Lohn gezahlt werden muss.

− Ist das Kind tatsächlich krank, gibt es Krankengeld von der gesetzlichen Krankenversicherung für den Mitarbeiter für 10 Arbeitstage pro Kind und Jahr, bei Alleinerziehenden 20 Arbeitstage pro Jahr (maximal 25-50 bei mehreren Kindern) – auch hier kann es andere Regelungen nach Tarif- oder Arbeitsvertrag geben.

Home Office

Die Anordnung von Homeoffice ist vom Weisungsrecht des Arbeitgebers grundsätzlich nicht gedeckt, soweit keine entsprechende Reglung im Arbeitsvertrag enthalten ist.

Besteht keine Homeoffice-Regelung und der Arbeitgeber möchte aber nicht, dass der Mitarbeiter am Arbeitsplatz erscheint, gilt folgendes:

Die Anordnung von Homeoffice fällt grundsätzlich nicht unter das Direktionsrechtes gemäß § 106 GewO. Der Mitarbeiter kann aber, z.B. bei Verdacht einer Infektion, vorübergehend die Tätigkeit aus dem Homeoffice verlangen, wenn die Tätigkeit aus dem Homeoffice möglich ist. Weiter gehen wir davon aus, dass der Mitarbeiter insoweit auch einer Schadenabwendungspflicht unterliegt, so dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer jedenfalls vorübergehend anweisen kann, die Arbeitsleistung von einem anderen Arbeitsort zu erbringen, soweit dies zur Abwehr konkreter Gefahren erforderlich und geeignet ist und ansonsten die entsprechenden organisatorischen Voraussetzungen gegeben sind. Hier sollte die Grenze von 4 Wochen entsprechend beachtet werden bei der Frage, ob eine mitbestimmungspflichtige Versetzung gemäß § 99 BetrVG vorliegt.

Alternativ kann man den Mitarbeiter unter Entgeltfortzahlung einseitig bezahlt freistellen.

Möchte der Mitarbeiter aus Angst vor einer Infektion nicht zur Arbeit erscheinen:

Verweigert ein Mitarbeiter aus Angst vor einer Ansteckung die Arbeit, obwohl kein Verdacht auf eine Infektion besteht, stellt dies eine Arbeitsverweigerung dar. Dann darf er grundsätzlich abgemahnt und im Wiederholungsfall verhaltensbedingt gekündigt werden.

Besser wäre es jedoch, im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter eine Lösung zu finden. Auch hier könnte man, wenn möglich, vorübergehend die Tätigkeit aus dem Homeoffice verrichten. Der Mitarbeiter könnte auf Resturlaub hingewiesen oder auch unbezahlt freigestellt werden.

Kurzarbeit

Was ist Kurzarbeit?

Von Kurzarbeit spricht man, wenn wegen eines erheblichen Arbeitsausfalls die Arbeitszeit und entsprechend auch das Arbeitsentgelt vorübergehend reduziert werden. Kündigungen sollen somit vermieden werden. Kurzarbeit wird in einem Betrieb eingeführt, wenn der Betrieb aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten eine volle Auslastung der Beschäftigten nicht sicherstellen kann, aber eine Chance besteht, diesen Zeitraum durch eine Reduzierung der Arbeitszeit zu überbrücken. In manchen Fällen kann das sogar bedeuten, dass die Beschäftigten in der Kurzarbeit überhaupt nicht arbeiten (man spricht hier von „Kurzarbeit Null“). Kurzarbeit kann eine gesamte Belegschaft betreffen oder nur einen Teil der Beschäftigten. Wichtig ist dabei, dass der Entgeltausfall zum Teil in Form von Kurzarbeitergeld von der Arbeitsagentur ausgeglichen wird.

Wer kann Kurzarbeit beantragen?

Kurzarbeit beantragt der Arbeitgeber. Der Antrag muss innerhalb von 3 Monaten bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden, in deren Bezirk die zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt.

Um die Kurzarbeit anzumelden und das Kurzarbeitergeld zu beantragen, sind zwei Schritte nötig:

− Der Arbeitgeber zeigt den Arbeitsausfall schriftlich bei der Agentur für Arbeit an, die für den Bezirk zuständig ist, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Die Entscheidung, ob die Bedingungen für die Erstattung von Kurzarbeitergeld erfüllt sind, wird in der Regel unverzüglich gefällt.

− Der Arbeitgeber berechnet das Kurzarbeitergeld und zahlt es an die betroffenen Angestellten aus. Danach stellt er bei der Agentur für Arbeit einen schriftlichen Antrag auf Erstattung des Kurzarbeitergeldes. Die Ausschlussfrist dafür beträgt 3 Monate, beginnend mit dem Ablauf des Kalendermonats, für dessen Tage das Kurzarbeitergeld beantragt wird.

Die notwendigen Formulare zum Anmelden der Kurzarbeit werden von der Bundesagentur für Arbeit auf ihrer Webseite zur Verfügung gestellt.

Wie viele Mitarbeiter müssen wie stark betroffen sein?

Kurzarbeit kann für alle oder auch nur für einen Teil der Mitarbeiter eingeführt werden. Auch der Umfang der Arbeitszeitreduzierung kann je nach Mitarbeiter unterschiedlich hoch ausfallen. Selbst eine Reduzierung der Arbeitszeit auf null ist möglich. Kurzarbeitergeld kann aktuell aber nur bezogen werden, wenn mindestens ein Drittel der Arbeitnehmer des Betriebs oder einer Betriebsabteilung Entgeltausfälle von jeweils mehr als 10 Prozent erleiden. Nach den Plänen der Bundesregierung soll es künftig reichen, wenn statt eines Drittels der Mitarbeiter mindestens 10 Prozent von Kurzarbeit betroffen sind.

Welche weiteren Voraussetzungen hat das Kurzarbeitergeld?

Das Kurzarbeitergeld soll den Gehaltsverlust, den die Arbeitnehmer aufgrund der verringerten Arbeitszeit in der Kurzarbeit erfahren, teilweise ausgleichen und muss vom Arbeitgeber gezahlt werden. Der Arbeitgeber kann jedoch bei der Agentur für Arbeit eine Erstattung beantragen, wenn folgende Rahmenbedingungen erfüllt sind:

− Der Arbeitsausfall wird aus wirtschaftlichen Gründen (z. B. durch eine schlechte Auftragslage) oder durch ein unvermeidliches Ereignis (z. B. durch Hochwasser) verursacht. Im Zusammenhang mit COVID kommen zwei Tatbestände in Frage, bei denen Unternehmen bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen Kurzarbeitergeld bei der Arbeitsagentur beantragen können: (i) wenn der Arbeitsanfall Epidemie bedingt erheblich sinkt, weil z.B. Lieferketten oder Absatzmöglichkeiten zusammenbrechen oder (ii) wenn Arbeitnehmer wegen behördlicher Anordnung nicht arbeiten dürfen.

− Der Betrieb hat zuvor alles unternommen, um den Arbeitsausfall zu vermeiden oder zu reduzieren. Das setzt grundsätzlich auch voraus, dass vorrangig mindestens die aus dem Vorjahr übertragenen Urlaubsguthaben abgebaut werden müssen und bei Arbeitszeitkonten kann das bedeuten, dass nicht nur Guthaben abgebaut, sondern Negativsalden aufgebaut werden müssen, bevor Kurzarbeitergeld beansprucht werden kann. Im Zuge der geplanten Gesetzesänderungen ist allerdings vorgesehen, dass keine negativen Arbeitszeitsalden aufgebaut werden müssen.

− Es wird angenommen, dass der Arbeitsausfall nur vorübergehender Natur ist, und damit gerechnet wird, dass die reguläre Arbeitszeit in absehbarer Zeit wieder aufgenommen werden kann.

− Das Unternehmen hat den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit gemeldet.

− Die Arbeitnehmer, für die die Kurzarbeit angemeldet wird, stehen auch nach Beginn des Arbeitsausfalls in einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis und wurden nicht gekündigt.

− Mindestens ein Drittel aller Angestellten des Unternehmens sind im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) von der Kurzarbeit betroffen und haben einen Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 Prozent ihres monatlichen Bruttogehalts. Die Mindestschwelle der von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer soll im Rahmen der geplanten Gesetzesänderungen auf 10 Prozent eines Betriebs oder einer Betriebsabteilung reduziert werden.

Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld und wie lange wird es gezahlt?

Das Kurzarbeitergeld berechnet sich nach dem Nettoentgeltausfall. Es ersetzt grundsätzlich rund 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz. Lebt mindestens ein Kind mit im Haushalt, beträgt das Kurzarbeitergeld rund 67 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts. Die maximale Bezugsdauer beträgt derzeit zwölf Monate. Sie kann durch Rechtsverordnung auf bis zu 24 Monate verlängert werden.

Welche Kosten muss der Arbeitgeber tragen?

Soweit die Arbeitszeit nicht auf null reduziert wird, zahlt der Arbeitgeber für den verbleibenden Arbeitszeitsockel weiter das Entgelt nebst der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Zusätzlich werden Sozialversicherungsbeiträge auf 80 Prozent des infolge der Kurzarbeit entfallenden Entgelts fällig. Diese muss der Arbeitgeber nach bisheriger Rechtslage vollständig alleine tragen. Die Bundesregierung plant hier allerdings, für diesen Teil der Sozialversicherungsbeiträge Erstattungsmöglichkeiten einzuführen. Je nach Rechtsgrundlage der Kurzarbeit kann der Arbeitgeber schließlich noch zu Aufstockungszahlungen auf das Kurzarbeitergeld verpflichtet sein.

Wie wird Kurzarbeit eingeführt?

Arbeitgeber können Kurzarbeit nicht eigenmächtig einführen. Vielmehr bedarf es dazu einer Grundlage in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung zum Vertrag.

Reisen

Darf der Arbeitgeber die private Reise eines Mitarbeiters untersagen?

Was Mitarbeiter in ihrer Freizeit unternehmen, ist ihre Privatsache. Hier darf der Arbeitgeber nicht in das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters eingreifen und eine Reise in ein Risikogebiet, auch wenn das Auswärtige Amt eine Reisewarnung herausgegeben hat, verbieten.

Rückkehr aus dem Urlaub

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht fragen, wo er seinen Urlaub verbracht hat. Das sind personenbezogene Daten, die nur dann erfragt (und somit verarbeitet) werden dürfen, wenn dies zur „Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich“ ist. Allerdings wäre es möglich, den Mitarbeiter danach zu fragen, ob er sich in einem der Risikogebiete aufgehalten hat. Der Anspruch ist dabei regelmäßig auf eine Negativauskunft beschränkt. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, Auskunft über den genauen Aufenthaltsort zu geben.

Im Übrigen sind die Mitarbeiter bereits aufgrund der ihnen obliegenden vertraglichen Neben- und Treuepflichten dazu verpflichtet, den Arbeitgeber proaktiv über Reisen in offizielle Risikogebiete zu informieren. Sollte der Arbeitnehmer in Kenntnis dessen ohne Information des Arbeitgebers den Betrieb betreten, wäre dies aufgrund der mindestens grob fahrlässigen Inkaufnahme von Schäden für Leib und Leben und das Eigentum des Arbeitgebers auch mindestens ein ordentlicher Kündigungsgrund.

Bei einer verspäteten Rückkehr des Mitarbeiters aus dem Urlaub muss der Arbeitgeber für diese Zeit keinen Lohn zahlen. Der Mitarbeiter trägt das Wegerisiko, beispielsweise bei Ausfall der Beförderungsmöglichkeit. Darüber hinaus kann dies eine Abmahnung oder eine Kündigung zur Folge haben. Wenn allerdings die Rückkehr wegen eines durch den Mitarbeiter unverschuldeten Umstandes nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter das Gehalt gemäß § 616 BGB dennoch für einen verhältnismäßig geringen Zeitraum bezahlen.

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