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Kurzarbeit: Nachweis Arbeitsausfall – Abschlussprüfung der Agentur für Arbeit

  • Germany
  • Employment law

08-04-2020

Einleitung

Nachdem die Anzeige über die Einführung von Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit eingegangen ist, stellt diese durch Bescheid fest, ob die Voraussetzungen für die Bewilligung von Kurzarbeitergeld dem Grunde nach vorliegen.

Hierbei handelt es sich um eine vorläufige Entscheidung, die es ermöglichen soll, dass der betroffene Betrieb schnellstmöglich Kurzarbeit einführen kann. Nach der Rückkehr zur Vollarbeit prüft die Behörde die Anträge erneut und kann auch Überzahlungen zurückfordern. In der Regel erfolgt diese Prüfung innerhalb von sieben Monaten nach Ende des Kurzarbeitergeld-Bezugszeitraumes. Auf der Basis dieser Abschlussprüfung trifft die Agentur für Arbeit eine endgültige und damit rechtsichere Entscheidung. In der Corona-Krise spricht einiges dafür, dass diese Abschlussprüfungen durch die zuständige Agentur für Arbeit bis zum Ende der krisenhaften Situation verschoben werden, damit sich die Betriebe von der Krise erholen können.

Zum Umfang dieser Abschlussprüfung seitens der Agentur für Arbeit und wie Sie sich als Arbeitgeber bereits jetzt darauf vorbereiten können, finden Sie nachfolgend einige Hinweise, die schon bei der Einführung der Kurzarbeit berücksichtigt werden sollten:

1. Anzeige und Antrag bei der Agentur für Arbeit

Der Arbeitsausfall wird vom Arbeitgeber oder von der Betriebsvertretung bei der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich angezeigt. Hierbei genügt im Gegensatz zu den Nachweisen bei der späteren Abschlussprüfung die Glaubhaftmachung der Voraussetzungen.

Nach Bestätigung der Agentur für Arbeit, dass die Voraussetzungen zur Einführung von Kurzarbeit vorliegen, richtet der Arbeitgeber einen schriftlichen Antrag auf Erstattung des von ihm verauslagten Kurzarbeitergeldes an die Agentur für Arbeit. Der Antrag ist innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten einzureichen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats (Anspruchszeitraum), in dem die Tage liegen, für die Kurzarbeit beantragt wird.

Das Kurzarbeitergeld wird auf Antrag für den jeweiligen Anspruchszeitraum an den Arbeitgeber erstattet. Für den Antrag sind möglichst die von der Bundesagentur für Arbeit vorgesehenen Vordrucke zu verwenden (Leistungsantrag–Vordruck Kug 107/207 und zwingend dazu die Abrechnungsliste(n) – Vordruck Kug 108/208). Beide Vordrucke stellen zusammen den Antrag auf Kurzarbeitergeld dar.

Die Leistungsanträge werden vor Auszahlung auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Plausibilität geprüft. Die Zahlung erfolgt im Rahmen einer vorläufigen Entscheidung gem. § 328 Abs. 1 Nr. 3 SGB III und wird mit einem Leistungsbescheid bekanntgegeben.

2. Umfang der Prüfung durch die Agentur für Arbeit

In der Regel werden innerhalb von 7 Monaten nach dem Ende des Kurzarbeitergeld-Bezugs die abgerechneten Kurzarbeitergeld-Bezugszeiträume abschließend geprüft. Für diese Abschlussprüfung werden von der Agentur für Arbeit ausgewählte, zu prüfende Lohn- und Arbeitszeitunterlagen schriftlich angefordert. Das Ergebnis der Abschlussprüfung führt zu einer endgültigen Entscheidung, die schriftlich mitgeteilt wird.

Die Agentur für Arbeit ist dabei zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen verpflichtet. Sie kann zu diesem Zweck Einsicht in die für die Lohnabrechnung maßgebenden Unterlagen nehmen, z.B. in Arbeitszeitaufzeichnungen (Schichtbücher, Schichtzettel usw.), Fahrtenschreiber, Akkordaufzeichnungen u.ä. Dies kann vor Ort im Betrieb, beim Steuerberater oder – nach Auswahl und Übersendung der Unterlagen in Kopie – in der Agentur für Arbeit erfolgen.

3. Pflichten des Arbeitgebers

Bereits in der Anzeige muss der Arbeitgeber angeben, dass durch die Auswirkungen des Corona Virus Lieferengpässe, Produktionsausfälle etc. verursacht wurden und damit ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt oder die Arbeitnehmer wegen behördlicher Anordnung nicht arbeiten dürfen. Dabei ist eine erwartete Verteilung des Arbeitsausfalls anzugeben – eine Einschätzung, die im Nachhinein mit der tatsächlichen Abrechnung (Antrag) konkretisiert wird. Die Agentur für Arbeit fordert den Arbeitgeber im Zuge der Abschlussprüfung dann zur Erbringung weiterer Nachweise auf. Diese können die unter Ziff. 2 genannten Nachweise sein.

4. Praxishinweis – Arbeitszeiten genau erfassen!

Da nicht gesagt werden kann, welche Nachweise die Agentur für Arbeit im Zuge der Abschlussprüfung im Einzelfall einfordert, empfehlen wir:

  • Während der Kurzarbeit sollten Arbeitszeitnachweise für alle betroffenen Beschäftigten geführt werden.
  • Erfassen Sie die Stunden, die der Beschäftigte tatsächlich gearbeitet hat.
  • Erfassen Sie, wie und wann Überstunden abgebaut wurden und wann Urlaub genommen wurde.
  • Halten Sie genau fest, wann tatsächliche Fehlzeiten vorlagen und wann Kurzarbeit.
  • Gerade im Hinblick auf die Dokumentation von Vertrauensarbeitszeit empfiehlt es sich auch mit den entsprechenden Mitarbeitern für die Dauer der Kurzarbeit eine Vereinbarung über die Erfassung ihrer geleisteten Arbeitszeit zu treffen.

Hierdurch kann die Vollständigkeit der später von der Agentur für Arbeit angefragten und überprüften Unterlagen gewahrt, Rückfragen vermieden und eine zügige Bearbeitung gesichert werden.

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