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Verlängerung der Option der virtuellen Hauptversammlung bis Ende 2021

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29-09-2020

1. Erleichterungen für die Durchführung von Hauptversammlungen

Das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz hat einen Referentenentwurf vorgelegt, durch den verschiedene Erleichterungen im Gesellschafts- und Umwandlungsrecht bis Ende 2021 verlängert werden sollen, die zu Beginn der COVID-19 Pandemie im Frühjahr 2020 eingeführt worden waren. Das wohl wichtigste Element ist die Möglichkeit für Aktiengesellschaften, Europäische Aktiengesellschaften (SE) und Kommanditgesellschaften auf Aktien, Hauptversammlungen als rein virtuelle Hauptversammlungen ohne die physische Anwesenheit von Aktionären abhalten zu können. Von dieser Möglichkeit ist soweit ersichtlich in der laufenden Hauptversammlungssaison 2020 von der weit überwiegenden Mehrzahl der Publikumsgesellschaften Gebrauch gemacht worden.

1.1. Virtuelle Hauptversammlung weiterhin als Ausnahmefall

Im Regierungsentwurf wird klar darauf hingewiesen, dass es sich bei den Erleichterungen auch weiterhin um vorübergehende Regelungen mit Ausnahmecharakter handeln soll. Die Unternehmen sollen von diesem Instrument nach Maßgabe des Referentenentwurfs im Einzelfall nur dann Gebrauch machen, wenn dies unter Berücksichtigung des konkreten Pandemiegeschehens erforderlich erscheint. Durch die Verlängerung soll mithin insbesondere für diejenigen Unternehmen Planungssicherheit geschaffen werden, die ihre ordentlichen oder außerordentlichen Hauptversammlungen in den ersten Monaten des Kalenderjahres 2021 abhalten wollen. Dies trifft für die jährlich stattfindende ordentliche Hauptversammlung gerade auf solche Gesellschaften zu, bei denen das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht. Beispiele hierfür sind die Siemens AG oder die Infineon Technologies AG, jeweils mit ordentlichen Hauptversammlungen, die üblicherweise bereits im Februar stattfinden, also vor dem Beginn der eigentlichen Hauptversammlungssaison im Mai, Juni und Juli für Gesellschaften mit kalendergleichem Geschäftsjahr. Für die Praxis bringt dies erfreuliche Planungssicherheit mit sich, da bei großen Publikumsgesellschaften mit „früher“ Hauptversammlung bereits jetzt im Herbst 2020 die heiße Phase der Vorbereitung auf die ordentliche Hauptversammlung 2021 beginnt.

Ergänzend weist der Regierungsentwurf darauf hin, dass Gesellschaften keineswegs zur Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung gezwungen seien, sollten Großveranstaltungen wieder möglich sein. In diesem Fall können nach der Intention des Referentenentwurfs Unternehmen wieder zur Präsenzversammlung zurückkehren oder „hybride zweigleisige Formate“ wählen. Dies wird ergänzt durch den Hinweis, dass die Gesellschaften in diesem Zusammenhang auch Gelegenheiten zur entsprechenden Anpassung ihrer Satzungen nutzen sollten. Damit dürfte insbesondere die in § 118 AktG vorgesehene Möglichkeit gemeint sein, dass Unternehmen in der Satzung die Online-Teilnahme und die Online-Abstimmung zulassen können, entweder generell oder im Wege einer Ermächtigung an den Vorstand, dies zu entscheiden. Für die Praxis ist eine entsprechende Änderung der Satzung in jedem Fall denjenigen Unternehmen zu empfehlen, die eine Online-Teilnahme und Online-Abstimmung bisher nicht in ihrer Satzung zugelassen haben, da sie sich hierdurch größtmögliche Flexibilität im Hinblick auf die Abhaltung zukünftiger Hauptversammlungen sichern.

1.2. Einschränkung des Fragerechts der Aktionäre bleibt bestehen

Da bei der rein virtuellen Hauptversammlung naturgemäß keine Aktionäre im Versammlungsraum physisch anwesend sein können, war das Fragerecht der Aktionäre dahingehend beschränkt worden, dass den Aktionären zwar eine „Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation“ eingeräumt werden muss, der Vorstand jedoch im Übrigen die Fragemöglichkeiten deutlich einschränken kann. Diese Regelung wird nun ebenfalls verlängert, so dass der Vorstand auch weiterhin nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen über die Beantwortung der Fragen entscheidet und insbesondere vorgeben kann, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Diese Einschränkung des Fragerechts war von kritischen Aktionären teilweise bemängelt worden. In der Praxis führte die Regelung allerdings dazu, dass Hauptversammlungen in der Saison 2020 deutlich geordneter stattfinden konnten, da das Rednerpult der Hauptversammlung nicht durch bestimmte Aktionärsgruppen zur vermeintlichen eigenen Profilierung missbraucht werden konnte.

Der Referentenentwurf mahnt nun allerdings die Gesellschaften, die mögliche Beschränkung des Fragerechts ihrerseits nicht zu missbrauchen. Wenn ein Unternehmen sich für die Abhaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung entscheiden sollte, stellt der Umgang mit der Fragemöglichkeit der Aktionäre ein zentrales Element der Gestaltung der Versammlung dar. Die Unternehmen sollten bezüglich dieser Fragemöglichkeit weiterhin möglichst aktionärsfreundlich verfahren, insbesondere bei der vorherigen Einreichung der Fragen. Hier bestehe für den Vorstand in erster Linie die Möglichkeit, nicht von der Vorgabe Gebrauch zu machen, dass die Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung einzureichen sind. Darüber hinaus solle im Rahmen der im Einzelfall zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten gegebenenfalls ermöglicht werden, dass Fragen auch noch während der Hauptversammlung eingereicht werden können. Zudem solle der Vorstand das ihm zustehende pflichtgemäße und freie Ermessen dahingehend ausüben, möglichst viele der eingereichten Fragen auch zu beantworten. Es sei davon auszugehen, dass den Unternehmen nach Abhaltung der ersten virtuellen Hauptversammlungen und den dabei gesammelten Erfahrungen nun ein ausreichender Zeitraum zur Verfügung steht, sich „noch besser“ auf den Umgang mit Aktionärsfragen einzustellen.

1.3. Verkürzte Einberufungsfrist

Auch weitere Erleichterungen für die Einberufung und Abhaltung von Hauptversammlungen sollen weiterhin gelten. So können beispielsweise Hauptversammlungen mit einer verkürzten Frist von 21 Tagen einberufen werden. Begleitet wird dies durch weitere Fristverkürzungen etwa im Zusammenhang mit der Anmeldung zur Hauptversammlung.

1.4. Späterer Termin der Hauptversammlung

Bestehen bleibt zudem die Option des möglichen späteren Hauptversammlungstermins. Grundsätzlich hat eine Hauptversammlung innerhalb der ersten acht Monate eines Geschäftsjahres stattzufinden. Angesichts der zu Zeiten der „ersten Welle“ des Infektionsgeschehens bevorstehenden Hauptversammlungssaison 2020 hatten sich in der Praxis viele Publikumsgesellschaften gefragt, wie sie vor dem Hintergrund des corona-bedingten Lockdowns bereits anberaumte Hauptversammlungen möglicherweise vertagen können, ohne eine mögliche Schadensersatzhaftung des Vorstands zu riskieren. Hier schuf der Gesetzgeber im Frühjahr 2020 Abhilfe: Hauptversammlungen können im Kalenderjahr 2020 „innerhalb des Geschäftsjahres“ stattfinden, was für die Praxis einen um vier Monate verlängerten Zeitraum bedeutet, innerhalb dessen die Hauptversammlung durchgeführt werden muss. Von dieser Möglichkeit wird in der Praxis durchaus Gebrauch gemacht, allerdings in deutlich geringerem Umfang als ursprünglich erwartet. Auch diese Regelung bleibt nun bis zum 31. Dezember 2021 anwendbar.

1.5. Abschlag auf den Bilanzgewinn

Auch die Zahlung eines Abschlages auf den Bilanzgewinn an die Aktionäre bleibt weiterhin zulässig, selbst wenn die Satzung des betreffenden Unternehmens keine solche Ermächtigung enthält.

1.6. Geltung für ordentliche und außerordentliche Hauptversammlungen

Wie bereits bislang besteht die Möglichkeit der rein virtuellen Hauptversammlung auch zukünftig sowohl für ordentliche, als auch für außerordentliche Hauptversammlungen. Dies kann in der Praxis besonders interessant sein, wenn im Rahmen der Tagesordnung über Strukturmaßnahmen entschieden werden soll. Denn bei der virtuellen Hauptversammlung sind die Anfechtungsrechte der Aktionäre deutlich eingeschränkt, so dass Strukturmaßnahmen nicht durch Anfechtungsklagen blockiert werden können. Prominentes Beispiel aus dem Sommer 2020 ist die Siemens AG, deren außerordentliche Hauptversammlung im Juli die Abspaltung des Energiegeschäfts auf die Siemens Energy AG beschlossen hat. Den Unternehmen bietet sich also auch im kommenden Jahr die Möglichkeit, vergleichbare Strukturmaßnahmen mit größerer Planungssicherheit umsetzen zu können, als dies normalerweise vor dem Hintergrund drohender Anfechtungsklagen der Fall wäre.

2. Weiterhin erleichterte Beschlussfassungen bei GmbHs

Auch die Regelung zur Erleichterung für die Durchführung von Gesellschafterbeschlüssen der GmbH in Textform wird verlängert. Dies bedeutet, dass in Textform gefasste Gesellschafterbeschlüsse weiterhin möglich sind, ohne dass sich sämtliche Gesellschafter mit diesem Verfahren einverstanden erklären müssen.

3. Fortgeltung der Erleichterungen für Verschmelzungen und andere Umwandlungsmaßnahmen

Die Erleichterungen für Verschmelzungen und Spaltungen im Hinblick auf die erforderliche Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers gelten ebenfalls fort. Nach den Vorgaben des Umwandlungsgesetzes kann hierfür eigentlich nur eine Bilanz verwendet werden, deren Stichtag maximal acht Monate vor dem Zeitpunkt der Einreichung zum Handelsregister liegt. In der Praxis bedeutete dies bislang beispielsweise, dass bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr der Jahresabschluss mit Bilanzstichtag 31. Dezember noch bis Ende August des Folgejahres für Umwandlungsvorgänge als Schlussbilanz verwendet werden konnte.

Diese Frist war durch das Maßnahmenpaket aus dem Frühjahr 2020 verlängert worden: Nunmehr darf der Bilanzstichtag maximal zwölf Monate zurückliegen, so dass bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr der Jahresabschluss 2019 noch bis zum 31. Dezember 2020 als Schlussbilanz für Umwandlungsvorgänge verwendet werden darf. Für die Praxis ergibt sich hieraus ein um vier Monate verlängerter Zeitraum, innerhalb dessen Strukturmaßnahmen umgesetzt werden können, für die es einer Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers bedarf. In der Praxis wird von dieser Möglichkeit bereits rege Gebrauch gemacht. Dies lässt sich an der erheblichen Anzahl von Verschmelzungen ablesen, die bei Gesellschaften mit kalendergleichem Wirtschaftsjahr derzeit noch auf der Basis des letzten Jahresabschlusses beurkundet werden oder noch für eine Umsetzung innerhalb des Jahres 2020 vorbereitet werden. In diesen Fällen könnte der Jahresabschluss 2019 normalerweise nach Ablauf des 31. August 2020 nun nicht mehr als Schlussbilanz verwendet werden. Nach dem Willen des Referentenentwurfs wird diese Erleichterung auch im nächsten Jahr 2021 noch anwendbar sein, so dass der Jahresabschluss 2020 noch bis zum 31. Dezember 2021 als Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers verwendet werden kann.

4. Inkrafttreten der Regelungen

Die vorgeschlagene Verlängerung der Erleichterungen im Gesellschafts- und Umwandlungsrecht liegt bislang lediglich als Referentenentwurf vor. Allerdings sah bereits das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ aus dem Frühjahr 2020 die Möglichkeit eines Erlasses der nun vorgesehenen Verlängerung im Wege einer Verordnung durch das Bundesjustizministerium vor. Diese Verordnung bedarf nicht der Zustimmung des Bundesrates. Daher ist davon auszugehen, dass die Regelungen mit großer Wahrscheinlichkeit mit dem Regelungsgehalt wie im Referentenentwurf vorgesehen zeitnah in Kraft treten werden.