Global menu

Our global pages

Close

Een goed contract kan veel (incasso)problemen voorkomen

  • Netherlands
  • Corporate

18-11-2013

Het opstellen van een overeenkomst waarin afspraken helder zijn vastgelegd hoeft niet veel tijd te kosten, maar kan wel veel discussie en problemen voorkomen.

Veelal is het mogelijk om op basis van een ‘standaardcontract’ met algemene (verkoop- en leverings)voorwaarden te werken. Dan hoeft het contract alleen nog maar op de specifieke situatie toegespitst en aangepast te worden.

Schriftelijk vastleggen van afspraken

Het is belangrijk om gemaakte afspraken (en eventuele wijzigingen) schriftelijk vast te leggen in een door partijen ondertekend stuk. Controleer ook of het contract wordt ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegde functionaris (dit kan worden nagegaan door het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te raadplegen).

De praktijk leert echter dat afspraken veelal niet of niet helder worden vastgelegd. Ook komt het nogal eens voor dat algemene voorwaarden niet of niet op juiste wijze van toepassing worden verklaard. Of dat de wederpartij haar eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard en de toepasselijkheid van die (minder gunstige) voorwaarden vervolgens niet expliciet wordt afgewezen.

Om er voor te zorgen dat afspraken worden vastgelegd kan het praktisch zijn om te werken met een goed standaardcontract. Door zoveel mogelijk te werken met een goed standaardcontract en daarin van toepassing verklaarde algemene (verkoop-/leverings)voorwaarden, kan een onderneming op relatief eenvoudige wijze haar juridische positie versterken en eventuele (incasso)problemen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van wat er moet worden geleverd, aan welke specificaties het moet voldoen, of de leverdatum een vaste of een streefdatum is en wat de klachttermijnen zijn. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het opnemen van bepalingen over eigendomsvoorbehoud, de betalingstermijn, dat op eerste verzoek zekerheid verstrekt dient te worden (bijvoorbeeld een (stil) pandrecht) en dat wettelijke (handels)rente of een contractuele rente verschuldigd is bij niet tijdige betaling. Bij het werken met een standaardcontract blijft het uiteraard wel van belang om daarin ook de ‘specifieke afspraken’ op te nemen.

Onbetaalde facturen

Als u werkzaamheden hebt verricht en uw (contractuele) verplichtingen bent nagekomen dan verlangt u uiteraard dat uw contractspartij uw facturen tijdig betaalt. Omdat betaling vooraf eerder uitzondering dan regel is, zien veel bedrijven zich in de huidige economische omstandigheden geconfronteerd met wederpartijen die facturen in het geheel niet of pas na geruime tijd betalen. Als meerdere debiteuren niet betalen en er geen actie ondernomen wordt, kan niet alleen de debiteurenstand fors oplopen maar kan ook de continuïteit van uw onderneming in gevaar komen.

Voorkomen dat facturen onbetaald blijven en het afdwingen van betaling is helaas niet altijd mogelijk. Maar u kunt wel het nodige doen om te trachten uw facturen alsnog betaald te krijgen.

Betalingsherinnering en ingebrekestelling

Als een debiteur uw factuur niet tijdig heeft betaald, is het uiteraard van belang om direct een betalingsherinnering te zenden.

Mocht ook na verzending van een betalingsherinnering geen betaling volgen, dan kan het (afhankelijk van de hoogte van de vordering) raadzaam zijn om met een advocaat te overleggen over eventuele verdere stappen om de vordering te incasseren.

Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van een formele ‘ingebrekestelling’. Dit is van belang om de wederpartij ‘in verzuim’ te doen geraken. Een debiteur geraakt (behoudens enkele in de wet genoemde uitzonderingen) in verzuim als deze ook niet nakomt binnen de termijn die in de ingebrekestelling is vermeld. Zodra de debiteur in verzuim verkeert kan ook schadevergoeding (vertragingsschade/gevolgschade/vervangende schadevergoeding) worden gevorderd of over worden gegaan tot (gehele of gedeeltelijke) ontbinding. Omdat zo’n ingebrekestelling aan enkele in de wet gestelde vereisten moet voldoen, is het raadzaam om zo’n ingebrekestelling door een advocaat te laten opstellen. Desgewenst kan zo’n ingebrekestelling nog door u zelf (op briefpapier van uw onderneming) worden verzonden, maar de ingebrekestelling kan uiteraard ook door een advocaat worden verzonden.

Om in een eventuele juridische procedure aan te kunnen tonen dat een ingebrekestelling is verzonden en ook daadwerkelijk door de wederpartij is ontvangen, is het verstandig om een ingebrekestelling zowel per aangetekende post, per fax als per e-mail te verzenden en de ontvangst- c.q. leesbevestiging te bewaren.

Voorts is het verstandig om na te gaan of wellicht een beroep kan worden gedaan op ‘eigendomsvoorbehoud’, het ‘recht van reclame’ of een ‘retentierecht’. Denk verder ook aan het formeel/schriftelijk opschorten van werkzaamheden die u nog voor uw contractspartij zou moeten verrichten om te voorkomen dat uw vordering verder oploopt en u ook voor het uitvoeren van die werkzaamheden niet betaald krijgt.

Sommatiebrief van advocaat

Als eigen inspanningen om de debiteur tot betalen te bewegen geen resultaat hebben (veelal volgt geen betaling maar zelfs ook geen reactie) dan kan een sommatiebrief van een advocaat afschrikwekkend werken. Zo’n sommatiebrief wordt vaak gezien als een voorbode van een juridische procedure. Om te trachten een (mogelijk kostbare) procedure te vermijden, komt een wederpartij na ontvangst van een sommatiebrief van een advocaat dan ook vaak in beweging door alsnog over te gaan tot (gedeeltelijke) betaling of door een betalingsregeling aan te bieden.

Beslag leggen en juridische procedure

Een advocaat kan ook adviseren over de mogelijkheden om (conservatoir/bewarend) beslag te leggen op bezittingen van de debiteur om te voorkomen dat de debiteur vermogen doet verdwijnen en er vervolgens geen of onvoldoende verhaal meer mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan beslag op banksaldi, inventaris, onroerende zaken en aandelen. Beslaglegging is vaak een effectief drukmiddel. Let wel: bij faillissement van de schuldenaar vervallen gelegde beslagen automatisch.

Om beslag te kunnen leggen is toestemming van de voorzieningenrechter nodig. Het vragen van toestemming aan de rechter gaat middels het indienen van een verzoekschrift (door een advocaat) bij de rechtbank. Als de rechter toestemming verleent om beslag te leggen dan stelt de rechter tegelijkertijd een termijn vast (meestal 14 tot 30 dagen na beslaglegging) waarbinnen de schuldeiser een rechtszaak aanhangig dient te maken. Als niet binnen de door de rechter gestelde termijn een rechtszaak aanhangig wordt gemaakt, komen de gelegde beslagen (uiteraard voorzover zij doel hebben getroffen) automatisch te vervallen.

In plaats van een bodemprocedure kan er soms ook voor gekozen worden om incasso kort geding aanhangig te maken. Het is wel raadzaam om van te voren in te schatten of een incasso kort geding kans van slagen kan hebben of dat wellicht beter voor een (langere) bodemprocedure kan worden gekozen. Bij een incasso kort geding is onder meer van belang dat de zaak niet te gecompliceerd is voor behandeling in kort geding en dat de rechter op eenvoudige wijze kan vaststellen dat de vordering daadwerkelijk opeisbaar is.

Aanvraag faillissement van debiteur

Een andere mogelijkheid om te trachten een debiteur tot betaling te bewegen is het aanvragen van het faillissement van de schuldenaar. Het doel hierbij is niet dat de wederpartij daadwerkelijk failliet wordt verklaard, want na faillissement zal de vordering in de meeste gevallen helemaal niet meer voldaan kunnen worden. Het doel is wel te trachten de druk op de schuldenaar op te voeren in de hoop dat deze het niet op een zitting aan laat komen en alsnog tot betaling over gaat.

Een bestuurder/wederpartij is er meestal veel aan gelegen om faillissement te voorkomen. Bijvoorbeeld om reputatieschade te voorkomen maar ook omdat na faillietverklaring een curator wordt benoemd en zo’n curator onder meer zal onderzoeken of de bestuurder al dan niet persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor de niet betaalde schulden. Niet zelden gaat een wederpartij dan ook alsnog over tot (gedeeltelijke) betaling na dreiging met en/of daadwerkelijke indiening van een faillissementsaanvraag.

Om het faillissement van een debiteur aan te kunnen vragen, moet aan enkele vereisten zijn voldaan. Zo moet er een verzoekschrift (door een advocaat) worden ingediend bij de rechtbank. Uit het verzoekschrift moet in elk geval blijken dat er sprake is van een vordering, dat ook tenminste één andere partij een vordering heeft op die debiteur (ook wel ‘steunvordering’ genaamd, hoewel niet vereist is dat die partij meewerkt aan de faillissementsaanvraag) en dat tenminste één van die vorderingen opeisbaar is.

Het aanvragen van het faillissement van een debiteur kan dus een goed pressiemiddel zijn, maar er zijn ook enkele nadelen c.q. risico’s. Zo dient er bijvoorbeeld rekening mee te worden gehouden (i) dat de rechter kan oordelen dat de vordering onvoldoende vaststaat, (ii) dat de schuldenaar de steunvordering voor de zitting voldoet of (iii) dat de rechter van oordeel is dat er (ondanks het feit dat aan de (minimale) vereisten is voldaan) nog geen sprake is van een toestand waarin de wederpartij echt is opgehouden te betalen.

Als het faillissement wordt uitgesproken benoemt de rechtbank een curator die de boedel in het belang van alle schuldeisers zal afwikkelen. In de praktijk komt dit er meestal op neer dat concurrente schuldeisers niets of slechts een gering gedeelte van hun vordering betaald zien. Als (een deel van) de vordering voor datum faillissement onder druk van een ingediende faillissementsaanvraag is betaald, kan de curator proberen het reeds betaalde gedeelte (op grond van pauliana) terug te vorderen. Het is dan ook van belang om de voor- en nadelen van het aanvragen van het faillissement van een debiteur vooraf goed met een advocaat te bespreken.

Vragen?

Wilt u een (standaard)contract, algemene voorwaarden, ingebrekestelling en/of sommatiebrief laten opstellen en/of advies over uw juridische positie en verhaalsmogelijkheden, neemt u dan gerust contact op.