Global menu

Our global pages

Close

Dane osobowe pracowników w kontekście RODO - zapraszamy na V Kongres HR Summit

  • Poland
  • Employment law

06-09-2018

Piątek, 25 maja 2018 roku, był dniem oczekiwanym przez wielu pracodawców oraz pracowników działów HR z niepewnością i niepokojem. Wprawdzie data wejścia w życie RODO oraz jego postanowienia były znane od dawna, bo zostało uchwalone i ogłoszone ponad dwa lata wcześniej, to jednak trudno dziwić się dość powszechnym obawom z tym związanym. Jest to przecież duża zmiana reguł postępowania z materią dotykającą praktycznie każdej dziedziny biznesu, wprowadzająca nowe obowiązki, a przede wszystkim zakładająca niespotykane dotąd w prawie pracy i prawie ochrony danych osobowych bardzo wysokie kary. Już 12 i 13 września 2018 r. mec. Paweł Lasota i ja będziemy mieli przyjemność wystąpić na V Kongresie HR Summit, który odbędzie się w Hotelu Polonia Palace w Warszawie. Jednym z tematów, jakie poruszymy podczas tego wydarzenia, będą zmiany dotyczące przepisów o przetwarzaniu danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy wynikające z RODO lub wprowadzone przy okazji wejścia w życie RODO.

W okresie przed 25 maja 2018 r. szczególne zainteresowanie wzbudzał opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt ustawy zakładający zmianę wielu ustaw w związku z wejściem w życie RODO. Na gruncie prawa pracy przewidywał on przydatne w mojej ocenie zmiany do przepisów Kodeksu pracy. Obejmowały one zmiany w artykule 22(1) Kodeksu pracy dotyczące rodzaju informacji (danych osobowych), których pracodawca może domagać się od pracownika albo kandydata do pracy, ale – co ważniejsze – projekt zakładał wyraźne dopuszczenie przetwarzania danych wykraczających poza katalog nakreślony w artykule 22(1) Kodeksu pracy na podstawie zgody kandydata albo pracownika. Projekt określał też zasady dotyczące przetwarzania danych biometrycznych oraz reguły stosowania monitoringu.

Jednakże ostatecznie projekt w większości pozostał projektem, a ustawodawca zadecydował się tylko na uregulowanie stosowania monitoringu w miejscu pracy. W związku z tym 25 maja 2018 roku, wraz z wejściem w życie RODO oraz nowej ustawy o ochronie danych osobowych, zmieniły się przepisy Kodeksu pracy, w ten sposób, że dodano artykuły 22(2) i 22(3) dotyczące właśnie monitoringu w miejscu pracy. W pozostałym zakresie rozwiązania przewidziane w omawianym projekcie nie zostały implementowane. Niewykluczone, że regulacje te zostały pominięte ze względu na ochronę interesu pracowników. Możliwe też, że ich pominięcie wiązało się z przekonaniem, że te pozostałe kwestie są już dostatecznie uregulowane w RODO i w związku z tym nie ma potrzeby zaadresowania ich w Kodeksie pracy. Moim zdaniem pozostawienie przepisów w obecnym kształcie oznacza de facto utrzymanie stanu sprzed 25 maja 2018 r., kiedy to dopuszczalność rozszerzenia zakresu danych osobowych pracowników czy kandydatów za ich zgodą, wydaną na podstawie przepisów ówczesnej ustawy o ochronie danych osobowych, negatywnie oceniły sądu administracyjne, praktycznie eliminując zgodę jako podstawę przetwarzania innych danych osobowych, niż określone w art. 22(1) Kodeksu pracy (wyrok NSA z 6 września 2011 r. sygn. akt I OSK 1476/10, oraz z 1 grudnia 2009 r., sygn. akt I OSK 249/09). Uzasadnieniem tego punktu widzenia, mówiąc w dużym uproszczeniu, był pogląd, że brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Trzeba jednak zaznaczyć, że uregulowanie zasad stosowania monitoringu jest samo w sobie bardzo ważnym zdarzeniem, które wychodzi naprzeciw istniejącym od lat wątpliwościom pracodawców w tym zakresie. Zgodnie z nowymi przepisami, monitoring wideo może być stosowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Natomiast monitoring służbowej poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu mogą być stosowane, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Ustawodawca określił granice stosowania monitoringu, zakazując na przykład stosowania monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, stołówkach, szatniach, a także pomieszczeniach zakładowej organizacji związkowej. Ponadto, zakładowe źródła prawa pracy, takie jak regulamin pracy albo układ zbiorowy, powinny określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Przepisy rozstrzygają także jak długo pracodawca może przechowywać materiały pochodzące z monitoringu oraz co powinien z nimi zrobić.

W kontekście przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy, oprócz wspominanych wyżej przepisów, w 2018 roku weszła w życie ustawa z 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego. Jest to zupełnie nowa, ważna regulacja, która w zasadzie jako pierwsza pozwala szerokim kręgom pracodawców niepublicznych wymagać od kandydatów do pracy i pracowników przedstawienia informacji o niekaralności. Przepisy dotyczą osób zatrudnionych na kluczowych stanowiskach w różnorodnych podmiotach z sektora finansowego. Co istotne, dotyczą przestępstw związanych z funkcjonowanie sektora finansowego, które zostały wymienione w ustawie. Ustawa pozwala na to, żeby nieudzielenie informacji stanowiło podstawę do odmowy zatrudnienia kandydata albo rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem. Przyjęcie ustawy jest krokiem we właściwym kierunku, ponieważ reguluje zagadnienie do tej pory nieuregulowane i tym samy tworzące ryzyko prawne i operacyjne dla pracodawców z branży finansowej.

Rok 2018 jest bardzo ciekawy jeśli chodzi o pozytywne prawotwórstwo z zakresu szeroko rozumianych spraw kadrowych. Właśnie o tych i innych powiązanych zagadnieniach, będziemy rozmawiać na V Kongresie HR Summit.

 

Więcej o V Kongresie HR Summit >

Wszystkie wydarzenia z udziałem naszych prawników >

For more information contact

Adam Nierzwicki, Counsel

< Wstecz

Kontakt dla prasy

Renata Misiewicz
Zespół Public Relations 
+48 22 50 50 719
renata.misiewicz
@eversheds-sutherland.pl