Muutosneuvottelut – pelkkä muodollisuus ja kompastuskivi?

Muutosneuvotteluiden tarkoituksena ei kuitenkaan ole pitkittää vääjäämättömien henkilöstövähennysten toteutumista, saati lisätä työsuhteisiin liittyviä riitaisuuksia. Päinvastoin – säännösten aito tarkoitus ja tavoite on edistää työnantajan ja henkilöstön välistä yhteistoimintaa kummankin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet sekä edut huomioiden. 

Mitä työnantajan siis olisi hyvä pitää mielessä, jotta yhteistoimintalain tarkoitus yhteistoiminnan parantamiseksi, henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien takaamiseksi ja työllistymisen tukemiseksi toimintamuutosten yhteydessä oikeasti toteutuisi? 

Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty

Kaikki alkaa jo paljon ennen neuvotteluesityksen toimittamista. Huolellinen valmistautuminen onkin kenties yksi merkittävimmistä tekijöistä, joilla työnantaja voi välttää neuvotteluiden aikaiset – ja niiden jälkeiset – turbulenssit. 

Valmistautumiseen liittyy ensivaiheessa jo pohdinta siitä, milloin neuvottelut on käynnistettävä. Yhteistoimintalain mukaan hetki on oikea silloin, kun työnantaja vasta harkitsee toimenpiteitä, joilla voi olla henkilöstövaikutuksia. Säännös tietysti konkretisoi lähinnä sen itsestään selvän ja monien hyvin tiedostaman vaatimuksen, jonka mukaan minkäänlaisia päätöksiä ei saada tehdä ennen kuin neuvottelut on käyty. 

Käytännössä neuvotteluiden aloittaminen oikea-aikaisesti jää työnantajan harkinnan varaan. Huomioiden yhteistoimintalaista työnantajalle tuleva velvoite antaa neuvotteluosapuolelle riittävät tiedot neuvoteltavista asioista, voidaan kuitenkin lähteä siitä, että toimenpidesuunnitelman tulisi olla siinä vaiheessa, että siitä voidaan ylipäätään käydä järkevää keskustelua. Työnantajan tulisi siis kyetä avaamaan, mitä toimenpiteitä suunnitellaan ja miksi. Suunnitelman ei toisaalta tarvitse olla loppuun asti mietitty, vaan sen on hyväkin jättää tilaa vaihtoehdoille. Suunnitelmia voi tietysti myös olla useampia. Niin yksityiskohtaiselle tasolle ei toisaalta ole syytä mennä, ettei henkilöstölle jää mahdollisuutta vaikuttaa käsiteltäviin asioihin. Yhteistoimintalain näkökulmasta työnantaja istuu neuvottelupöytään tilanteessa, jossa ratkaisuja ei ole lyöty lukkoon. 

Neuvotteluesityksen laatimiseen kannattaa paneutua. Esityksen ei tarvitse olla monisivuinen selvitys, mutta erityisesti juuri suunnitellut toimenpiteet ja niiden perusteet tulisi käsitellä sellaisella tarkkuudella, että neuvotteluosapuoli ymmärtää syyn prosessin käynnistämiselle. Yhteisymmärrys siitä, että neuvottelut ovat ylipäätään tarpeen, edesauttaa jo itsessään neuvotteluiden käymistä. Neuvotteluesitykseen ei välttämättä tarvitse liittää ainakaan suurta määrää muuta dokumentaatiota tilanteen havainnollistamiseksi, mutta tällaisen aineiston kerääminen etukäteen ja sen läpikäyminen ensimmäisessä neuvottelussa voi sen sijaan olla hyvä ajatus.

”Ei se määrä, vaan laatu” ynnä muita käytännön vinkkejä

Aikataulutuksen osalta työnantajan on monesti tarpeen pohtia myös sitä, kuinka monta neuvottelukertaa on tarpeen. Muutosneuvotteluvelvoitteen näkökulmasta on selvää, että pääsääntöisesti vähintään kaksi neuvottelua täytyy aina järjestää: aloitus- ja päätöskokous. Mitä monisyisemmästä tai muutoin mittakaavaltaan (mahdollisilta henkilöstövaikutuksiltaan) merkittävämmästä asiasta on kyse, sitä enemmän neuvottelukertoja kuitenkin monesti tarvitaan. Henkilöstön edustajilla tai henkilöstöllä on tällöin yleensä enemmän kysymyksiä, ja työnantajan on toimitettava niihin vastaus. Työnantajan velvoitteiden täyttämisen näkökulmasta on edelleen tärkeää, että kaikki laissa tarkoitetut teemat, kuten perusteet, vaikutukset ja vaihtoehdot, tulevat neuvotteluissa asianmukaisesti ja riittävällä tavalla käsitellyiksi. 

Työnantajalla ei ole velvollisuutta käydä neuvotteluita pidempään kuin yhteistoimintalaki (tai sovellettava työehtosopimus) edellyttää, eikä neuvoteltavasta asiasta tarvitse saavuttaa yksimielisyyttä. Työnantajan ei kuitenkaan kannata keskittyä siihen, kuinka vähällä vaivalla neuvottelut saadaan taputeltua, vaan siihen, kuinka monta neuvottelua on asiallisesti tarpeen, jotta neuvotteluiden tavoitteet toteutuvat. Joissain tilanteissa ne toteutuvat parillakin neuvottelukerralla. Kokouksia ei luonnollisesti ole syytä järjestää vain järjestämisen ilosta, eikä joka kerralla tarvitse käydä läpi joka ikistä yhteistoimintalain mukaan muutosneuvotteluiden piiriin kuuluvaa aihealuetta. Mistä ja miten neuvotellaan, on joka tapauksessa olennaisempaa kuin se, miten paljon määrällisesti neuvotellaan.

Muita hyväksi havaittuja keinoja edesauttaa neuvotteluiden käymistä ovat muun muassa se, että työnantajaa edustaa neuvotteluissa vähintään kaksi henkilöä – toinen puheenjohtajana, toinen sihteerinä. Näin toinen voi keskittyä kokouksen johtamiseen ja toinen dokumentointiin. Yksittäiseen kokoukseen voi olla tarpeen kutsua myös muita edustajia, mikäli se on käsiteltävän asiakokonaisuuden kannalta tarpeen. 

Neuvotteluista on tärkeä pitää kirjaa, sillä työnantajalla on näyttötaakka siitä, että neuvotteluissa on käsitelty laissa säädetyistä asioista. Ennen neuvottelua laadittu pöytäkirjaluonnos toimii myös hyvänä valmistautumisapuna kokouksiin sekä myöhemmin keskustelun runkona. Pöytäkirjan allekirjoittavat yleensä kaikki neuvotteluosapuolet, ja siihen on kirjattava myös mahdolliset eriävät mielipiteet. Työntekijäpuolenkin ääni jää siis näkyville. Pöytäkirjaan on myös hyvä mahdollisuuksien mukaan kirjata osapuolten kannanotto siitä, että asioita on käsitelty riittävästi. Tähän yleensä päästään tarjoamalla henkilöstölle mahdollisuuksia esittää kysymyksiä ja näkemyksiä sekä aidosti keskustelemalla niistä.

Teknisluontoisempana huomiona voi todeta, että neuvottelukertojen väliin kannattaa jättää jokunen päivä, jotta pöytäkirja ehditään kirjoittaa puhtaaksi ja allekirjoittaa, ja jotta työnantajalle jää aikaa vastata mahdollisiin henkilöstöltä tulleisiin kysymyksiin. 

Yhteistoimintalaki sinänsä mahdollistaa sen, että osapuolet pääsevät neuvoteltavista asioista sopuun. Yleensä näin ei kuitenkaan käy, vaan lopulliset päätökset jäävät työnantajalle neuvotteluiden jälkeen tehtäväksi. Tältä osin on korostettava, että neuvottelut päättyvät vasta, kun ne päättyvät – päätöskokouksen pöytäkirjaan ei siis kirjata tehtyjä päätöksiä, elleivät osapuolet ole niistä yhteisymmärryksessä sopineet. Jos näin kävisi, sen tulisi ilmetä pöytäkirjasta yksiselitteisesti.

Älä vielä pudota kynää!

Kun neuvottelut päättyvät, otsalta voi jo pyyhkäistä muutaman hikipisaran. Neuvotteluiden päättyminen ei tietenkään silti tarkoita, että työnantajan työ olisi kokonaan päättynyt. 

Viimeisen neuvottelukerran jälkeen huomio siirtyy nopeasti muutosten käytännön toteuttamiseen. Sitä ennen työnantajan on vielä annettava kohtuullisessa ajassa (käytännössä yleensä muutaman päivän säteellä neuvotteluiden päättymisestä) arvio suunnitelluista päätöksistä ja niiden henkilöstövaikutuksista sekä aikataulusta. Jälkimmäinen onkin monesti olennainen – miten suunnitellut liiketoiminnalliset ratkaisut ja toisaalta henkilöstövaikutukset pannaan täytäntöön siten, että huomioidaan esimerkiksi työntekijöiden eri mittaiset irtisanomisajat? Toisinaan vaikkapa uudelleenjärjestely on tarpeen toteuttaa niin pian kuin mahdollista, toisinaan vasta jonkin ajan päästä.

Yhteistoimintalain näkökulmasta työnantaja voi toteuttaa muutosneuvotteluissa käsiteltyjä toimenpiteitä vielä kuukausiakin neuvotteluiden päättymisestä. Olennaista on, että toteutetut toimenpiteet liittyvät perusteiltaan niihin, joista on neuvoteltu, ja että ne toteutetaan muutoinkin laadultaan ja laajuudeltaan niissä rajoissa, joista on neuvoteltu. Henkilöstön näkökulmasta on tältä osin olennaisinta yleensä tiedottaminen. Jos työnantaja on asianmukaisesti saattanut henkilöstön tietoon, että mahdollisia toimenpiteitä ja henkilöstövaikutuksia pannaan täytäntöön vaikkapa seuraavan puolen vuoden aikana, menettelyyn harvemmin liittyy mitään tulkinnanvaraista. 

Varsinaiset henkilöstövaikutukset toteutetaan työsopimuslakia (ja sovellettavaa työehtosopimusta) noudattaen. Työsopimuslaki ei sisällä nimenomaisia säännöksiä siitä, miten esimerkiksi irtisanottavat pitäisi valita. Työnantaja voikin tehdä valinnan lähtökohtaisesti omista lähtökohdistaan, kunhan valintaa eivät ohjaa syrjivät tai muutoin epäasialliset perusteet. Edelleen työsopimuslain lähtökohta tietysti on, että irtisanomiset voidaan kohdistaa vain niihin työntekijöihin, joiden työt olennaisesti ja pysyvästi vähentyvät. Tässä vaiheessa on kiinnitettävä erityistä huomiota myös työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuuteen sekä punnittava huolellisesti mahdollisten uusien rekrytointien tarve ja vaikutukset.

Työ tekijäänsä kiittää

Lähtökohtaisesti muutosneuvottelut eivät ole kenellekään mieluisa prosessi, eikä niistä yleensä sellaista saakaan tehtyä. Neuvottelut voidaan kuitenkin nähdä työvälineenä, ja niistä saatava hyöty riippuu pitkälti siitä, millä tavalla neuvotteluprosessi hoidetaan.

Työnantajalle huolellisesti hoidetut neuvottelut ovat ennen kaikkea paras vakuutus jälkikäteisiä riitoja vastaan. Kun neuvotteluesitys on laadittu ajatuksella, neuvotteluissa on aidosti käsitelty perusteet, vaikutukset ja vaihtoehdot, pöytäkirjat ovat kunnossa ja henkilöstöä on tiedotettu riittävästi, epäonnistumisen riski pienenee joka vaiheessa. Samalla mahdollisten erimielisyyksien selvittäminen helpottuu, jos niitä myöhemmin syntyy.

Vähintään yhtä tärkeää on kuitenkin se, mitä neuvotteluista jää käteen henkilöstölle ja koko työyhteisölle. Vaikka lopputulos ei tyydyttäisi kaikkia, kokemus siitä, että omia näkemyksiä on kuunneltu, kysymyksiin on vastattu ja vaihtoehtoja on oikeasti punnittu, vaikuttaa paljon siihen, miten muutokseen suhtaudutaan. Tällä on merkitystä erityisesti niille, jotka jatkavat työnantajan palveluksessa. Muutoksen jälkeinen arki on helpompi aloittaa, kun luottamus ei ole kariutunut matkalla.

Yhteistoimintalain tavoitteiden yhteistoiminnan parantamisesta, henkilöstön vaikutusmahdollisuuksista ja työllistymisen tukemisesta ei tarvitse jäädä pelkäksi juhlapuheeksi. Tavoitteet voivat toteutua, kun työnantaja näkee neuvottelut keinona johtaa muutosta avoimesti ja henkilöstöä kuunnellen sekä tilaisuutena sitouttaa henkilöstö muutokseen, eikä pelkkänä muodollisuutena tai riskinä kompastua lain yksityiskohtaisiin säännöksiin. Neuvottelut vaativat vaivaa, mutta vanha sanonta pitää tässäkin paikkansa: työ tekijäänsä kiittää.

Muutosneuvotteluihin liittyy paljon käytännön kysymyksiä, joihin ei aina löydy valmista vastausta laista. Autamme mielellämme prosessin kaikissa vaiheissa, olipa kyse neuvotteluiden suunnittelusta, neuvotteluesityksen ja pöytäkirjojen laatimisesta, neuvotteluiden käymisestä tai muutosten toteuttamisesta neuvotteluiden jälkeen.